Todoist et PARA : gérer ses tâches personnelles sans effort | Configuration et routines

Comment j’utilise quelques minutes par jour et environ 30 minutes par semaine pour m’assurer que rien ne tombe entre les craques

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Il y a deux ou trois semaines, j’ai rebâti mon système de gestion des tâches. Je l’avais laissé tomber en morceaux, et j’avais décidé que c’était correct.

J’ai choisi de vivre avec le désordre et simplement d’en observer les conséquences. Avec ce que j’en ai appris, j’ai pu rebâtir mon système en gardant seulement ce qui vaut la peine.

Faire partie de la communauté du « second cerveau » m’a motivé, mais ce qui m’a vraiment frappé, c’est cette note :

Ce que ça fait d’être désorganisé

• Il y a toujours une légère anxiété de fond, l’impression d’avoir oublié quelque chose d’important

• Chaos, perdu, à bout de nerfs, dépassé, brouillon, réactif. Ça semble normal jusqu’à ce qu’on goûte à la clarté qu’apporte l’organisation.

• Quand on n’a jamais connu l’organisation, être éparpillé, stressé et fatigué, c’est juste normal : ça vient avec le travail.

Tout était vrai.

Mes routines quotidiennes allaient bien, mais j'avais l'impression que les tâches et les projets commençaient à s'empiler. J'avais l'impression que mille choses étaient en cours et que la plupart n'avançaient pas vraiment.

Depuis que j’ai rebâti mon système, je sens que ma motivation remonte. Je me sens moins écrasé et moins éparpillé. J’avance de nouveau sur des projets qui n’ont rien à voir avec l’entreprise.

Je me suis aussi donné une façon d’avancer petit à petit sur des projets passion pas prioritaires, quand l’inspiration me prend. Parfois, c’est juste noter une idée ou quelques prochaines étapes possibles, que le moi du futur retrouvera au bon moment.

Au bout du compte, ce que j’ai appris, c’est :

Quand la vie est organisée et que les priorités sont claires, ce qui émerge du fouillis, c'est vous.

Avant d'entrer dans le vif du sujet, voici les principes directeurs tirés de mon billet original sur la configuration de Todoist) :

- Le but, c'est la productivité, mais aussi le flow. Et comme on n'est pas toujours à notre meilleur, il faut des systèmes qui ne brisent pas facilement. Sinon, le besoin d'être parfait nous stresse lui aussi et, sans qu'on s'en rende compte, on finit par en vouloir à nos systèmes.

• Le travail invisible est l’ennemi de la paix intérieure et du flow. Ce qu’on garde en tête sans l’écrire attend souvent qu’on soit occupé à autre chose pour nous sauter dessus par derrière. Dans les cas extrêmes, c’est un vrai tourbillon dans la tête, et on n’arrive plus à se concentrer ni à rester présent.

• C’est pour ça qu’il faut s’engager à noter chaque tâche. Et pour tenir cet engagement, il faut surveiller notre résistance intérieure, qui a tendance à se réveiller si on n’a pas :

Avec la configuration ci-dessous, je suis allé jusqu'à 3 semaines en notant seulement des tâches, sans rien traiter ni rien faire. Quand j'y suis finalement revenu, ça m'a coûté une dizaine de minutes de plus pour vider ma boîte de réception. Je peux donc décrocher sans stress.

Bon, regardons la nouvelle version de mon flux de travail

Il y a 3 grands axes : noter, traiter et faire remonter

Même si le diagramme ci-dessous a l’air compliqué, voici l’essentiel :

- Noter les tâches pour qu'elles se retrouvent (idéalement) dans une seule boîte de réception- Traiter les tâches pour qu'elles remontent dans le bon contexte ou au bon moment- Mettre en place le mécanisme pour que les tâches remontent

J'explique dans la vidéo ci-dessus comment le système m'aide à faire tout ça. Je montre aussi à quoi ressemble ce flux de travail dans Todoist

Des habitudes minimales

En ce moment, je fais des revues quotidiennes, hebdomadaires et aux 3 à 6 mois.

Habitudes quotidiennes

Chaque jour (ou au pire aux 2 jours), je :

• Traite ma boîte de réception selon le schéma ci-dessus.- M’assure que chaque tâche va réapparaître au bon moment ou dans le bon contexte : je la mets dans un projet ou un secteur, je lui ajoute une étiquette, une priorité et, au besoin, une date.

Habitudes hebdomadaires

Environ une fois par semaine, je :

• Regarde si des tâches dans mon @Up_Next sont devenues inutiles ou moins importantes- Classe les projets et les secteurs par ordre de priorité- Passe en revue mes projets les plus prioritaires pour trouver les tâches sur lesquelles je veux travailler cette semaine et leur ajoute l’étiquette @Up_Next ou une date d’échéance. Parfois, j’ajoute des étiquettes, je change le niveau de priorité ou je reformule le nom de la tâche.- Crée des tâches pour régler les accrocs que je sens dans mon système

Habitudes 2 à 4 fois par année

De 2 à 4 fois par année, je :

• Revois mes objectifs de vie, mes secteurs et mes projets pour m’assurer qu’ils sont tous pertinents et bien alignés (pour en savoir plus sur ce processus, [voir ici))- Relis mes valeurs et mes principes pour reprendre contact avec eux et voir si je veux les mettre à jour

C'est tout. Plutôt léger, non?

Utiliser les filtres Todoist pour alimenter votre flux de travail

Ensuite, voici comment fonctionne ma page « 🏄🏼‍♂️ Tasks ».

La page « 🏄🏼‍♂️ Tasks » est un filtre alimenté par la requête ci-dessous, que vous pouvez copier-coller dans votre configuration.

Si vous utilisez les mêmes étiquettes que moi, ça devrait fonctionner tel quel.

Sinon, remplacez les noms par les vôtres et ça devrait marcher. Voici la requête, pour que vous puissiez faire la vôtre :

Overdue, Today, @In_Progress & !due before:today & !@Blocked, @Blocked & (@In_Progress & !due before:today), @Up_Next & (!@in_Progress & !due before:tomorrow)

J’utilise les étiquettes :

• @Up_Next - @In_Progress - @Blocked

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