Comment deux stratèges de marque ont réduit de 70 % le temps de création de leurs guides, sans perdre la magie humaine

Parker et Jarren ont un talent rare pour animer un travail de marque en profondeur, ce que j’ai vécu moi-même une semaine plus tôt, quand ils ont donné leur atelier Shine Bright avec moi.

Leur façon d’aider les gens à renouer avec ce qui compte vraiment et à trouver leur voix est exceptionnelle.

Mais au moment de compiler le guide, ils avaient l’impression de faire le travail une deuxième fois, et ils y ont vu une occasion : Pourquoi se répéter quand l’IA pourrait se charger de ce qui revient chaque fois entre les constats d’atelier et le guide de marque final?

Bien sûr, Parker et Jarren utilisaient déjà ChatGPT pour une partie du travail, MAIS il manquait quelque chose :

• Pas assez d’humanité
• Trop de tape-taupe avec l’IA

Ce n’était pas la magie que l’IA promet.

Ensemble, nous avons conçu un système d’IA où leurs GPT personnalisés fonctionnent plus comme des postes de travail que comme un stagiaire qui tourne en rond.

• Ils passent maintenant 70 % moins de temps sur la documentation et ont plus d’énergie créative pour le travail d’animation qu’eux seuls peuvent faire.
• ChatGPT fait le gros du travail, pendant que leur magie humaine mène le bal.

Les résultats

• 70 % de réduction du temps de documentation après atelier : ce qui prenait plus de 8 heures en prend maintenant 2 ou 3
• De meilleurs résultats de l’IA : l’orientation stratégique est révisée en premier, alors le processus déraille rarement
• Plus d’énergie créative pour l’animation : moins de temps sur la documentation, plus de temps pour les ateliers eux-mêmes
• Charge mentale réduite : fini d’essayer de se rappeler les détails d’un atelier des semaines plus tard; des comptes rendus audio de 10 minutes captent tout à chaud
• Fini le « tape-taupe avec l’IA » : la structure est approuvée noir sur blanc avant qu’une seule ligne soit rédigée

Le défi

Harc Creative anime des ateliers de marque qui transforment. Le genre d’atelier où on pleure, où on rit, et où on comprend enfin sa propre voix.

Six heures d’animation en profondeur. De la vraie magie.

Vient ensuite la documentation : faire entrer tout ça dans le guide.

L’équipe de Harc fait exprès de ne pas tomber dans le « piège de l’agenda plein ». Elle a donc remarqué un schéma qui méritait qu’on s’en occupe : des heures à revoir des photos de tableau blanc et des notes, à essayer de rendre le parcours émotionnel section par section. Et plus elle attendait avant de documenter, plus les moments subtils qui comptaient lui échappaient.

Ce qu’elle a relevé, concrètement :

• La documentation après atelier demandait beaucoup de temps de concentration, du temps qui pourrait servir à l’animation
• Chaque jour de retard rendait le guide moins exact, moins fidèle à ce qui s’était réellement passé
• Travailler avec des outils d’IA voulait souvent dire approuver une section, pour ensuite voir l’IA en modifier trois autres
• Le processus tournait en rond : revoir les valeurs, rédiger les valeurs, revoir le ton, ah ben non, là les valeurs ne collent plus

Le constat de départ était simple : pourquoi se répéter quand ce qui se répète pourrait se faire plus facilement? Rien n’était brisé. Il s’agissait de respecter le principe « ne vous répétez pas » et de faire plus de place à ce qui compte.

L’équipe de Harc s’est lancée dans l’IA avec ouverture et curiosité, tout en nommant avec soin ce qu’il y a de vulnérable à faire entrer l’automatisation dans un travail profondément humain.

Notre approche

Là où la plupart des gens se trompent avec l’IA : ils pensent avoir besoin d’une seule IA super intelligente qui fait tout. Ce qu’il faut, ce sont des postes clairs, avec un outil différent pour chaque tâche.

Le défi n’avait rien à voir avec les capacités de l’IA. Le problème, c’était de demander à un seul outil, en même temps :

• De bâtir la structure
• De rédiger le texte
• De capter la voix et le ton
• De rester cohérent sur le plan stratégique
• De se souvenir du contexte d’il y a 20 échanges

C’est comme demander à quelqu’un de monter la charpente d’une maison, de faire l’électricité et de choisir les couleurs de peinture en même temps.

Ce que nous avons conçu ensemble :

C’est l’approche d’enquête appréciative de Harc et sa philosophie centrée sur l’humain qui ont guidé la structure du flux de travail IA. Les outils s’adaptent à leur processus, pas l’inverse.

Étape 1 : le GPT de plan

Pour commencer, on monte un plan à puces pour chaque section du guide : le squelette, pas le texte.

Par exemple :

• Ce que le client a réellement dit pendant l’atelier
• Ce que ça signifie pour sa stratégie de marque
• Ce qu’il faut faire ensuite (prochaines actions, tactiques)

Pourquoi c’est important : Parker et Jarren peuvent revoir et approuver l’orientation stratégique avant que qui que ce soit écrive un seul paragraphe. Fini de découvrir à la section 8 que tout le document a dérapé dès la section 3.

C’est ce qui a vraiment permis d’avoir un flux de travail linéaire et d’en finir avec le tape-taupe.

Étape 2 : le GPT de rédaction

Rôle : prendre les plans approuvés et en faire un texte complet, dans la voix de Harc.

Ce bot est entraîné spécifiquement sur :

• D’anciens guides de marque
• Les articles de blogue et les textes de Harc
• Leur philosophie d’« enquête appréciative »
• Des exemples de leur ton réel

L’amélioration presque sans IA : le compte rendu audio de 10 minutes

Juste après chaque atelier, pendant que tout est encore frais, Parker et Jarren enregistrent une courte conversation :

• Qu’est-ce qui les a allumés?
• Quels ont été les beaux déclics du client?
• Quelles prochaines étapes s’imposent?

Cette transcription donne du contexte aux deux GPT avant que les souvenirs s’effacent, et les aide à garder le cap dans la masse d’information qui sort d’un atelier.

Pourquoi ça fonctionne :

La magie de Harc n’est pas dans la documentation. Elle est dans l’animation. La sensibilité aux émotions dans la salle. Les questions d’enquête appréciative qui font apparaître la clarté.

Ça, c’est du travail de sagesse. L’IA ne lui arrive pas à la cheville.

Mais structurer des constats? Garder une voix cohérente sur 20 pages?

Ça, c’est du travail de connaissance. Et l’IA est bonne en maudit là-dedans… quand elle est bien configurée.

La mise en place

En une séance de 4 heures, nous avons dessiné ensemble tout le flux de travail et bâti le premier GPT.

Ce sur quoi nous nous sommes concentrés :

Dessiner le vrai processus

Dans Miro, nous avons schématisé chaque étape, de « l’atelier se termine » à « le guide est livré ».

On a vu que le compte rendu après l’atelier, même s’il était utile, sautait souvent faute d’énergie. Résultat : il fallait se rappeler les détails des semaines plus tard.

Concevoir ensemble le GPT de plan

Harc nous a invités à explorer comment des GPT personnalisés pourraient simplifier son processus.

Nous avons bâti celui-ci ensemble, en laissant leur philosophie d’enquête appréciative et leur approche centrée sur l’humain orienter chaque décision de conception. Nous avons :

• Demandé à ChatGPT de critiquer ses propres requêtes
• Décomposé les exigences de chaque section
• Entraîné le GPT à comprendre l’« enquête appréciative » comme principe de conception
• Testé les résultats et peaufiné au fil des essais

La réaction de Parker pendant le test : « C’est tellement utile, genre utile 10 sur 10. »

Prévoir les passages de relais

Nous avons indiqué clairement les endroits où des humains révisent et approuvent avant de passer au poste suivant. Pas de machine à la Rube Goldberg. Pas de chaînes d’automatisation compliquées. Juste :

1. Le GPT de plan crée la structure
2. Les humains révisent et approuvent
3. Le GPT de rédaction crée le texte
4. Les humains peaufinent et publient

Respecter l’élément humain

Du début à la fin, nous avons composé avec la tension naturelle qui vient quand on fait entrer l’automatisation dans un travail profondément créatif et humain.

La percée n’était pas technique. C’était de comprendre qu’en simplifiant les parties répétitives, on ne perd pas la magie. On lui fait plus de place.

Et le résultat?

Dans leurs mots :

« Cette histoire de postes [de travail], c’est énorme pour moi… décomposer un peu au lieu d’essayer de bâtir une machine à la Rube Goldberg. J’étais pris dans cette façon de penser là, à imaginer tous ces outils branchés ensemble. Mais un GPT fait le plan, on révise, un autre rédige, on peaufine. C’est tout. Quatre étapes. »

 — Parker McLean, Harc Creative

« J’adore que vous ayez partagé des outils et des programmes. Je suis vraiment emballé par NotebookLM et l’idée de penser en postes. Votre façon de travailler avec GPT, comme si vous jasiez avec une autre personne, ça, je peux le faire. »

 — Jarren MacDougall, Harc Creative

Le changement plus profond :

Ils ne font pas qu’économiser du temps. L’équipe de Harc dit avoir plus d’énergie créative pour l’animation.

Ça veut dire plus de temps pour ce qu’eux seuls peuvent faire : créer, dans une salle, les conditions d’une percée.

La documentation du guide?

Ça, c’est le travail de connaissance que l’IA peut prendre en charge.

L’animation? Le moment où ils remarquent que la voix d’un client change quand il met le doigt sur sa vraie valeur?

Ça, c’est du travail de sagesse. Et aucune IA ne s’en approche.

P.-S. Pour avoir vécu moi-même leur atelier Shine Bright, je peux vous le dire : Harc Creative, c’est du solide. Si vous voulez comprendre le lien entre vous, votre public et votre propre marque, ils sont exceptionnels, et je vous les recommande chaudement.