Simplifier Notion pour Art of Accomplishment

Avec cette configuration, l’équipe consigne l’information rapidement, trouve facilement les documents importants, et tout reste à sa place. Elle garde ainsi son élan.

Résultats positifs

• Stockage efficace de l’information : l’équipe a maintenant une façon simple de consigner et de ranger l’information, et de la retrouver facilement.
• Notes de réunion accessibles : les notes de réunion sont organisées et faciles d’accès, liées aux projets ou aux secteurs de travail pertinents pour une consultation rapide.
• Accès facile aux PON : les procédures opérationnelles normalisées (PON) sont stockées dans une base de données de ressources dédiée, ce qui les rend simples à trouver et à relier aux projets en cours.
• Création rapide de notes : une nouvelle note se crée en un seul clic depuis l’écran d’accueil, ce qui réduit l’attente et garde l’équipe agile.
• Système organisé : toute la configuration suit la structure PARA, pour que tout reste organisé et à sa place.

Le défi du client

Le client, une équipe d’éducateurs en ligne, avait du mal à rester organisé, entre les changements constants et le rythme effréné. Il lui fallait un système pour :

• Créer et stocker l’information rapidement et simplement, pour la retrouver facilement plus tard.
• Rendre les notes de réunion accessibles à tous les membres de l’équipe concernés.
• Donner un accès facile aux procédures opérationnelles normalisées (PON).

💡 Votre équipe a besoin d’un système mieux organisé et plus efficace? Nous pouvons vous aider à créer une solution qui suit votre rythme. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus.

Notre approche

À titre de concepteur et responsable de l’implantation, j’avais pour mandat de créer un système Notion adapté aux besoins particuliers d’une équipe qui bouge vite. Voici comment nous nous y sommes pris, en combinant compétences et livrables :

• Bâtir un deuxième cerveau : diplômé et deux fois mentor de BASB, j’ai appliqué la structure PARA de Tiago Forte (élargie à partir de GTD) en créant des espaces pour les projets, les secteurs, les ressources et les archives, pour qu’on sache facilement où ranger chaque nouvel élément.
• Gestion de projet agile : nous avons appliqué les principes Agile pour que le système puisse s’adapter au rythme rapide de l’équipe.
• Conception et efficacité organisationnelles : le système a été conçu pour être à la fois fonctionnel et efficace, en misant sur la facilité d’utilisation.
• Conception des processus : nous avons structuré le processus pour permettre de créer et de stocker l’information rapidement, en réduisant la friction dans le flux de travail.
• Design thinking : la résolution créative de problèmes était au cœur de notre approche, pour que le système soit à la fois intuitif et puissant.
• Déploiement du système : la configuration Notion a été déployée avec un grand souci du détail, pour que tout fonctionne sans accroc dès le premier jour.

Processus d’implantation

Nous avons implanté le système Notion en plusieurs étapes :

1. Base de données de notes de réunion : nous avons créé une base de données dédiée aux notes de réunion, qu’on peut relier aux projets ou aux secteurs de travail associés. Les notes sont ainsi toujours faciles à trouver et à consulter.
2. Base de données de ressources pour les PON : les PON ont été stockées dans une base de données distincte, facile à relier aux projets ou aux secteurs de travail pertinents, pour qu’elles soient accessibles au besoin.
3. Création de notes en un clic : on peut maintenant créer une note en un clic depuis l’écran d’accueil et la barre de navigation, ce qui réduit l’attente et garde l’équipe agile.
4. Collections organisées : les notes et les PON ont été organisées en collections, faciles à parcourir par date, par projet ou par secteur.
5. Structure PARA : tout le système a été conçu selon la structure PARA de Tiago Forte, pour que tout soit bien organisé et facile à parcourir.

Témoignage du client

J’ai embauché Mitch pour bâtir l’infrastructure du site Web et des cours en ligne d’Art of Accomplishment. Le mandat couvrait des systèmes de maturité très variée. Certains systèmes (p. ex. les paiements) devaient être à toute épreuve, entièrement testés et matures. D’autres (p. ex. des prototypes d’expérience et des systèmes de planification expérimentaux) n’avaient besoin que d’un minimum de fiabilité pour démontrer et tester une expérience utilisateur.

Ce que j’apprécie le plus chez Mitch, c’est sa capacité à évaluer l’importance de chaque dimension d’un projet et à s’y ajuster. Il prend le temps de comprendre EXACTEMENT ce qui compte pour moi et ce qui ne compte pas, pour qu’on puisse dimensionner chaque solution au plus juste.

C’est en ça qu’il est un excellent consultant et un conseiller de confiance : je lui ai toujours demandé son avis avant de décider combien investir dans un projet.

 — Mark A., gestionnaire de produit, infrastructure d’éducation en ligne